Forretningsorden for KH’s bestyrelse

1. Bestyrelsens valg og konstituering.

  1. Bestyrelsen af foreningen KRISTELIG HANDICAPFORENING er forpligtet på at arbejde ud fra det grundlag og formål, som er præciseret i foreningen KRISTELIG HANDICAPFORENING´s vedtægter.
  2. Snarest efter hvert års ordinære generalforsamling træder bestyrelsen sammen og vælger en formand, næstformand og kasserer. Forslag og afstemning foregår skriftligt. I tilfælde af formandens forfald fungerer næstformanden som formand. Desuden vælges repræsentanter til KRISTELIG HANDICAPFORENINGS udvalg. Der udarbejdes mødeplan for det kommende års bestyrelses møder.
  3. Nye medlemmer, der indtræder i bestyrelsen, (og evt. suppleanter), skal have udleveret/adgang via web til forretningsorden samt foreningens andre relevante papirer. (vedtægter, ansættelseskontrakter, adresseliste osv.)

2. Bestyrelsens møder.

  1. Bestyrelsen afholder møder, efter vedtaget mødeplanlægning. Ekstraordinære møder kan begæres af formanden eller 3 bestyrelsesmedlemmer. (ekstraordinære møder kan være telefonmøder) Der skal afholdes mindst 4-5 bestyrelsesmøder om året. Formanden skal påse, at samtlige medlemmer indkaldes. Bestyrelsesmøderne indledes med andagt og bøn.
  2. Indkaldelse med angivelse af dagsorden for mødet skal ske skriftligt med mindst 7 dages varsel til alle bestyrelsesmedlemmer. Til indkaldelsen vedlægges, så vidt det er muligt, det skriftlige materiale, der fremlægges til brug for bestyrelsens behandling af de enkelte sager. Når særlige forhold kræver hurtig indkaldelse til et bestyrelsesmøde, kan varslet forkortes efter formandens bestemmelse.
  3. Landssekretæren deltager i alle bestyrelses møder. Såfremt der er ansat en kommunikationsmedarbejder kan denne fungere som sekretær for bestyrelsen og deltager dermed i bestyrelsens møder.
  4. Dagsorden for hvert ordinært bestyrelsesmøde skal i det mindste omfatte:
    1. godkendelse af dagsorden.
    2. godkendelse af beslutningsreferat fra sidste bestyrelsesmøde.
    3. fremlæggelse af regnskabsoversigt. (økonomiske nøgletal til dato.).
    4. meddelelser fra formanden.
    5. meddelelser fra landssekretær, herunder beretning om foreningens virksomhed siden sidste ordinære bestyrelsesmøde samt orientering om væsentlige planlagte fremtidige aktiviteter.
    6. beslutningspunkter.
    7. næste møde
    8. eventuelt
    9. kommunikation
      Til hvert punkt på dagsordenen tilstræbes korte forklarende noter.
  5. Bestyrelsen kan beslutte at give særlige sagkyndige adgang til – uden stemmeret – at deltage i bestyrelsens møder.

3. Bestyrelsesbeslutninger.

  1. Bestyrelsen træffer sine beslutninger ved simpelt stemmeflertal. I tilfælde af stemmelighed er formandens stemme afgørende. Forudsat at behørig indkaldelse har fundet sted, er bestyrelsen beslutningsdygtig, når et flertal af dens medlemmer er til stede.
  2. I ekstraordinære tilfælde, hvor afholdelse af bestyrelsesmøde efter formandens opfattelse ikke kan afventes, kan bestyrelsen dog træffe beslutning på skriftligt grundlag, herunder e-mail, eller ved telefonisk afstemning blandt bestyrelsens medlemmer. Sådanne beslutninger skal altid fremgå af dagsordenen for næste bestyrelsesmøde til orientering og skrives i referatet.

4. Bestyrelsens referater mv.

  1. Formanden leder bestyrelsesmøderne og sørger for, at der føres et referat indeholdende oplysning om, hvilke bestyrelsesmedlemmer eller andre der har deltaget, en kortfattet redegørelse for de anliggender, der har været forhandlet, samt referat af de trufne beslutninger. Et bestyrelsesmedlem eller landssekretæren, der ikke er enig i en bestyrelsesbeslutning, har ret til at få sin mening indført i referatet.
  2. Hvert bestyrelsesmedlem samt landssekretær skal snarest efter et bestyrelsesmøde modtage referat. Bestyrelsesmedlemmer og daglig ledelse skal herefter over for referenten inden 14 dage efter modtagelsen fremkomme med indsigelser og rettelsesforslag til referatet. Referatet underskrives herefter af samtlige bestyrelsesmedlemmer ved næste møde. Har et bestyrelsesmedlem ikke selv deltaget i mødet, skal dette tilkendegives ved f.eks. at anføre ordet “læst” ved siden af underskriften.

5. Tavshedspligt

  1. Møder i bestyrelsen og eventuelle bestyrelsesudvalg er lukkede.
  2. Der påhviler bestyrelsens medlemmer tavshedspligt med hensyn til, hvad de erfarer i deres egenskab af bestyrelsesmedlemmer. Dette gælder også efter udtrædelse af bestyrelsen.
  3. Et bestyrelsesmedlem skal opbevare alt materiale, der i anledning af bestyrelseshvervet tilstilles medlemmet, på forsvarlig måde.

6. Interessekonflikter

  1. Et bestyrelsesmedlem eller landssekretær må ikke deltage i behandlingen af spørgsmål om aftaler mellem foreningen og den pågældende selv eller om søgsmål mod den pågældende selv eller om aftale mellem foreningen og tredjemand eller søgsmål mod tredjemand, hvis bestyrelsesmedlemmet eller daglig ledelse deri har en væsentlig interesse, der kan være stridende mod foreningens.
  2. Bestyrelsen skal godkende aftaler mellem foreningen og et bestyrelsesmedlem eller daglige ledelse, og aftaler mellem foreningen og tredjemand, hvori et bestyrelsesmedlem eller daglige ledelse har en væsentlig interesse, der kan være stridende mod foreningens.

7. Ledelse og særlige forpligtigelser

  1. Bestyrelsen har ansvaret for den overordnede ledelse af Kristelig Handicapforening, herunder dens økonomi og skal sørge for en forsvarlig organisation af foreningens virksomhed.
  2. Bestyrelsen skal træffe beslutning om alle dispositioner, som efter foreningens forhold er af usædvanlig art eller stor betydning. I tvivlstilfælde afgør formanden, om den pågældende sag skal forelægges bestyrelsen til beslutning eller til orientering. Foreningens daglige ledelse varetages af Landssekretæren. Bestyrelsen fastsætter ved en instruks de nærmere retningslinjer for daglig ledelse af foreningen, herunder arbejdsfordelingen mellem bestyrelse og landssekretær og landssekretærs kompetence til at indgå aftaler for foreningen.
  3. Landssekretær kan dog træffe de nødvendige dispositioner i de i punkt 7.2 beskrevne sager, såfremt bestyrelsens beslutning ikke kan afventes uden væsentlig ulempe for foreningens virksomhed. Såfremt sagen ikke kan afvente afholdelse af bestyrelsesmøde, skal landssekretæren så vidt muligt søge bestyrelsens forudgående godkendelse, jf. punkt 3.2. Hvis dette ikke er muligt, skal landssekretæren søge at indhente formandens eller næstformandens godkendelse. Bestyrelsen skal i givet fald omgående underrettes om de foretagne dispositioner.
    Landssekretæren repræsenterer foreningen over for offentligheden, medmindre bestyrelsen i konkrete tilfælde træffer anden beslutning.
    Formanden er ansvarlig for personaleplejen i forhold til Landssekretæren.
  4. Med henblik på at sikre bestyrelsens indblik i den daglig ledelse af foreningen, afgiver landssekretæren på bestyrelsesmøderne beretning om foreningens virksomhed siden sidste bestyrelsesmøde, ligesom landssekretæren redegør for planlagte væsentlige fremtidige aktiviteter i foreningen.
  5. Bestyrelsen fører tilsyn med foreningens aktiviteter og påser, at de ledes på forsvarlig måde og i overensstemmelse med vedtægterne, meddelte bevillinger, tilladelser mv. samt gældende lovgivning eller øvrige bestemmelser, der vedrører foreningens aktiviteter.
  6. Bestyrelsen skal påse, at bogføringen og formueforvaltningen kontrolleres på en efter foreningens forhold tilfredsstillende måde.

8. Formandens opgaver

  1. Bestyrelsens formand er bestyrelsens talsmand udadtil og varetager tillige den løbende kontakt mellem bestyrelsen og landssekretæren.
  2. Bestyrelsens formand leder og indkalder til og forbereder foreningens generalforsamlinger samt er ansvarlig for sekretariatsfunktionen for generalforsamlingerne og bestyrelsen. Formanden udarbejder en årlig bestyrelsesberetning, der godkendes af bestyrelsen.
  3. Bestyrelsens formand leder bestyrelsens arbejde og indkalder til og forbereder foreningens bestyrelses- møder i samarbejde med landssekretæren. Sammen med dagsorden, udsendes relevante bilag til brug for bestyrelsesmedlemmernes forberedelse af mødet.
  4. Bestyrelsens formand skal hvert andet år sikre at der afholdes et bestyrelsesmøde som skal omhandle bestyrelsens arbejde og en evaluering heraf. Der vurderes i forhold til vedtægter og forretningsorden. Evalueringen skal foregå på en konstruktiv måde. Det er vigtigt, at det enkelte bestyrelsesmedlem kommer til orde og giver udtryk for vedkommendes trivsel i bestyrelsen samt om vedkommendes viden og kompetence bruges hensigtsmæssigt. Til dette bestyrelsesmøde kan der med fordel indkaldes en konsulent.
  5. Det påhviler bestyrelsens formand at påse, at det enkelte bestyrelsesmedlems særlige viden og kompetencer bliver anvendt bedst muligt. Det påhviler bestyrelsens formand at påse, at foreningens forretningsorden for bestyrelsen bliver fulgt.
  6. Formanden inddrager næstformanden i ledelsen af bestyrelsens arbejde, bl.a. således at næstformanden til enhver tid kan træde i formandens sted i tilfælde af formandens forfald.

9. Økonomi

  1. Foreningen KRISTELIG HANDICAPFORENING´s udgifter dækkes via medlemsbidrag, gaver, honorarer og fondsmidler. Foreningens bestyrelse har ansvar for den overordnede indsamlingspolitik for KRISTELIG HANDICAPFORENING´s arbejdsområder.
  2. Bestyrelsesmedlemmerne har ret til at foretage indkøb og andre økonomiske dispositioner, der er nødvendige for udøvelse af bestyrelsesarbejdet. (f.eks. rejsegodtgørelse )
  3. Budgettet forelægges til bestyrelsens godkendelse i god tid inden budgetårets start.
  4. Landssekretæren har ret til at foretage indkøb og andre økonomiske dispositioner, der er nødvendige for udøvelse af arbejdet, inden for den givne budgetramme.

10. Årsrapport

  1. Formanden foranlediger, at årsrapporten omfattende årsregnskab og ledelsesberetning samt regnskab sendes til de enkelte bestyrelsesmedlemmer senest 8 dage inden det bestyrelsesmøde, på hvilket årsrapporten endeligt skal behandles.
  2. Ved bestyrelsens behandling af årsrapporten forelægges revisionens udtalelse om denne, og formanden kan pålægge revisionen at komme til stede.

11. Ændring af og tillæg til forretningsordenen

  1. Ændringer af eller tillæg til forretningsordenen skal ske, såfremt et flertal af bestyrelsens medlemmer stemmer herfor.